HR Software: effektive Tools für dein Temporärbüro

Die Abkürzung HR steht für Human Resources, also Personalmanagement. Software für diesen Bereich digitalisiert die Arbeitsabläufe wie zum Beispiel Bewerberverwaltung und -auswahl oder Vertrags- und Gehaltsadministration. HR Software im Allgemeinen ist für die HR-Abteilung in Unternehmen gedacht und mit den entsprechenden Funktionen und Prozessen für das Personalwesen ausgestattet: Personalverwaltung, Personalbeschaffung und Gehaltsabrechnung.

Als Personalverleiher oder Personalvermittler sind die Anforderungen an deine Softwarelösung weitaus spezifischer und komplexer als die einer internen HR-Abteilung. In Abhängigkeit von der Unternehmensgrösse benötigst du leistungsfähige Funktionen für die Verwaltung deiner Kunden und Kandidaten. Dies umfasst nicht nur die grundlegende Personalverwaltung, sondern auch die Auszahlung von Löhnen an Zeitarbeiter unter Berücksichtigung der komplexen Abgaben und gesetzlichen Anforderungen verschiedener Kantone und GAVs. Zusätzlich sind deine Anforderungen an die Finanzbuchhaltung vielfältiger, wie das Management von Kreditoren und Debitoren sowie das stete Augenmerk auf deine Geschäftsziele. Eine allgemeine HR Software reicht hier nicht aus. Vielmehr benötigst du ein spezifisches HR Tool, das genau auf diese vielfältigen und spezialisierten Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Im Detail liegen die Unterschiede! Eine Branchenlösung für Temporärbüros und Personalvermittler bildet die Dreiecksbeziehung zwischen Kunde, Kandidat und Personaldienstleister ab. Sie ist speziell darauf ausgerichtet, Tausende von Einsätzen und den damit verbundenen Aufwand effizient zu bewältigen und wird damit zum wichtigsten HR Tool für Personaldienstleister. Eine allgemeine HR Software scheitert an dieser Aufgabe.

Matching

Eine zentrale Datenbank ermöglicht eine effiziente Verwaltung von Kandidatenprofilen, wodurch der Vermittlungsprozess beschleunigt wird. Dies verbessert das Matching von Kandidaten mit den Anforderungen der Kunden.

Gesetze

Aspekte wie Arbeitszeiten, Mindestlöhne oder Familienzulagen sind gesetzlich geregelt und sollten daher in der Software bereits abgebildet sein. Eine Branchenlösung wie Apriko berücksichtigt Gesamtarbeitsverträge und bietet Assistenten und Rechner wie Quellensteuer-Code-Finder oder Mindestlohnrechner.

Mehr Use Cases zeigen wir dir gerne persönlich oder du liest hier mehr darüber: z.B. Verleihverträge und Einsatzverträge erstellen.

Neben allgemeinen Funktionen für effizientes Personalmanagement wie Doubletten-Erkennung, Schnell-Erfassungshilfen, laufende Bonitätsprüfung, CV Parsing oder Dokumentverwaltung bieten Branchenlösung wie Apriko spezifische Funktionen und Prozess für PersonalvermittlungGlossar und PersonalverleihGlossar. Dabei werden gesetzliche Anforderungen der Schweiz berücksichtigt. Eine Übersicht solcher Funktionen:

• Kandidatenverwaltung: mit digitalem Dossier, inkl. allen Fähigkeiten, Zeugnissen, Berufserfahrungen oder Zertifikaten.
• Kundenverwaltung: mit Geschäftshistorie, aber auch Branchen und Tätigkeitsbereich oder Gesamtarbeitsvertrags-Unterstellung.
• PersonalvermittlungGlossar: mit einfacher und übersichtlicher Vermittlung von Kandidaten an Kunden für Festvermittlungsaufträge. Inklusive Tracking und Auswertung während der Startphase.
• PersonalverleihGlossar: mit wenigen Klicks Einsätze für temporäre Mitarbeiter erstellen. Von der Vakanz bis zur Vertragsunterzeichnung und den laufenden Einsatz immer im Überblick.
• Zeiterfassung & Rapportierung: Arbeitszeit und Aufwände erfassen, Abwesenheiten und Feiertage managen, Freigabeworkflows und vieles mehr.
• Lohn: von der Quellensteuer bis zur Abrechnung mit den kantonalen Sozialversicherungsämtern und alle Eigenheiten dazwischen – korrekt und täglich abgerechnet ab der 1. Stunde im Einsatz.
• Verrechnung: Fakturierung der geleisteten Arbeit, gerne auch nach Wunsch gruppiert. Automatisch verrechnen, inkl. Mahnwesen. So geht Cashflow-Sicherung!

Hier geht es zu allen Funktionen.

Und weil wir von Apriko angetreten sind, um den Arbeitsalltag von Personaldienstleistern zu vereinfachen versuchen wir so viele dieser Prozesse für dich zu automatisieren wie nur möglich. Dazu integrieren wir innovative Tools und vernetzen unsere Software mit vertrauenswürdigen Partnern, um eine flexible und offene Plattform zu schaffen, die deine Geschäftsoptimierung auf ein neues Level hebt.

Wenn du die Teamkommunikation in deinem Personaldienstleistungsunternehmen oder Temporärbüro verbessern möchtest, ist eine spezialisierte HR Software eine effektive Lösung. Da Daten zentral erfasst werden und alle Personalberater jederzeit Zugriff auf Informationen wie Kandidaten, Fähigkeiten von Kandidaten, Vakanzen bei Kunden, Einsätze, Notizen, Pendenzen,  etc. haben, können Kunden schneller bedient werden. Mit Blick auf digitale Kandidaten- und Kundendossiers sind alle Mitarbeiter stets auf dem gleichen Stand und können leichter miteinander kommunizieren. Excel-Listen, Papierstapel und E-Mails fallen weg, Daten sind stets aktuell und es gibt keine Dubletten oder veraltete Daten.

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt sind effiziente Strategien unerlässlich. Eine Branchenlösung bietet dir eine Reihe von Vorteilen, die nicht nur die Arbeitsabläufe optimieren, sondern auch zur strategischen Entwicklung deines Unternehmens beitragen.

Steigerung der Effizienz: Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand signifikant. Von der Kandidatenverwaltung bis zur Lohnabrechnung ermöglicht die Software eine schnelle, fehlerfreie Bearbeitung, die Zeit spart und die Produktivität erhöht.

Verbesserte Compliance: Mit der Software wird die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und branchenspezifischer Regelungen erleichtert. Sie aktualisiert sich automatisch entsprechend den neuesten Gesetzesänderungen, was das Risiko von Compliance-Verstössen minimiert.

Verbesserte Datenanalyse: Mit integrierten Analysetools kannst du fundierte Entscheidungen auf Basis von Echtzeitdaten treffen. Dies hilft dir bei der Identifizierung von Trends und der strategischen Planung.

Kosteneinsparungen: Durch die Automatisierung von Routineaufgaben können Ressourcen effektiver genutzt werden. Dies führt zu einer Reduzierung der Betriebskosten und erhöht gleichzeitig die Rentabilität.

Eine gute Wahl der Software kann also nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern auch zu einer besseren Arbeitsatmosphäre beitragen, einen Wettbewerbsvorteil schaffen und somit langfristig zum Erfolg deines Unternehmens beitragen. Dies ist unser Ansporn.